GDPR Policy – Hantering av medlemsregistret utifrån ett GDPR-perspektiv
Leksands Konstsällskap för ett register över medlemmar och registerföringen lever upp till kraven enligt GDPR på följande sätt:
Ändamålsbegränsning:
- Registret används för att administrera medlemskapet avseende inbetalning av årsavgift och utsändning av medlemsbrev.
- Registret används för att kunna genomföra det årliga medlemslotteriet.
- Styrelsen kan besluta om annan användning i enskilda fall då användningen stöder §1 i Sällskapets stadgar.
Uppgiftsminimering:
Registret förs i Excel och innehåller följande uppgifter:
- För- och efternamn medlem 1 (en kolumn)
- För och efternamn medlem 2 i samma hushåll som medlem 1 (en kolumn)
- Gatuadress (en kolumn)
- Postnummer och postadress (en kolumn)
- Medlemsavgift – betalt datum (en kolumn)
- E-postadress/er (en/två kolumn-er)
Korrekthet:
- I varje utskick av fysiska medlemsbrev uppmanas medlemmarna att komplettera med e-postadress.
Lagringsminimering:
- Medlem som aktivt utträder ur sällskapet tas bort ur registret.
- Medlem som inte betalt medlemsavgift under två år tas bort ur registret.
Skydd av uppgifter:
- Medlemsregistret finns bara på en dator (kassören) som även uppdaterar registret då medlemmar avgår från eller tillkommer till sällskapet.
- Vid behov av medlemsregistret för, t ex utsändning av medlemsbrev, så får sekreteraren tillgång till en registerfil som, efter att utsändningen är gjord, tar bort filen från sin dator.
- Samtliga datorer är utrustade med uppdaterade virusskydd.
Personuppgiftsansvarig:
- I Leksands Konstsällskap är styrelsen personuppgiftsansvarig.
Information till medlemmarna:
- Att personuppgiftsansvarig är sällskapets styrelse.
- Att kontaktuppgift till styrelsen är info@leksandskonstsallskap.se
- Att sällskapet behandlar följande personuppgifter.
- För- och efternamn.
- Gatuadress.
- Postnummer och postadress.
- Medlemsavgift – betalt datum.
- E-postadress/er.
- Att sällskapet för registret av administrativa skäl.
- Att registret enbart hanteras av Leksands Konstsällskap och inte nyttjas av annan part.
Medlemmars rättigheter:
Sällskapets medlemmar har rätt att:
- Få tillgång till sina personuppgifter.
- Få felaktiga personuppgifter rättade.
- Få sina personuppgifter raderade om uppgifterna inte längre är nödvändiga.
- Få veta hur länge sällskapet kommer att lagra personuppgifterna.
- Lämna in klagomål till Datainspektionen.